Gestion de projet ! Utiliser les bons outils.

La crise du Covid nous a obligés à revoir totalement nos habitudes de travail. C’est la même chose pour la gestion de projet. La Gestion de projet Agile ne serait-elle pas la bonne solution de travail ?

Une bonne agilité opérationnelle pour la gestion de projet est une qualité essentielle dans le monde d’aujourd’hui.

Le COVID-19 a envoyé une onde de choc dans le monde des affaires, brisant les conventions et testant le courage des entreprises partout dans le monde.

Certaines ont répondu rapidement et de manière appropriée, leur permettant de rester compétitives et de conserver leurs parts de marché. D’autres n’ont pas pu se renouveler assez rapidement et ont dû fermer leurs portes.

De qui parlons-nous lorsque nous évoquons l’agilité des entreprises ? Il y a deux significations qui méritent notre attention. Il y a une agilité générale qui concerne la manière dont une entreprise approche son marché et navigue parmi les compétiteurs pour gagner des parts de marché.

Les procédures que vous utilisez, la manière dont vous cherchez à optimiser vos capacités sur votre marché et votre aptitude à être ‘léger sur les orteils’ augmentera massivement vos chances d’affronter des cas de forces majeurs ou des chocs imprévus.

La seconde signification est la méthodologie agile dans le domaine de la gestion de projet qui sert son propre objectif, à savoir une plus grande agilité. Le flux de travail agile consiste à décomposer de longs projets en plusieurs activités (appelées sprints) avec des objectifs définis.

Chaque segment mène parfaitement au suivant, ses résultats éclairant la façon dont les choses sont faites.

Contrairement à l’approche ‘en cascade’ traditionnelle de la gestion de projet, qui consiste à rassembler des briefs de projet complets et s’y accrocher du début à la fin, la méthodologie agile offre plus de flexibilité.

La méthodologie agile est aussi bonne que sa mise en œuvre, alors comment l’utiliser efficacement ? Vous devez maitriser les bases et disposer de bons outils.

Centraliser votre processus de gestion des tâches gestion de projet

Comme son nom l’indique, un sprint Agile est court mais intense. Une fois qu’un objectif est identifié, la charge de travail d’une semaine peut être ardue et il est important de respecter la date limite (même en tenant compte de la flexibilité générale de la méthodologie)

Puisqu’il peut y avoir des centaines de petites tâches à suivre, il est essentiel de veiller à ce qu’aucune d’entre elles ne soit négligée – un problème mineur peut facilement faire boule de neige.

Si vous commencez tout juste à gérer des projets Agile, vous devriez prendre le temps de revoir les concepts avant de continuer, mais cela dépendra du logiciel que vous utilisez.

Vous avez besoin d’un outil capable de regrouper toutes les tâches, de suivre leur progression du début à la fin et de veiller à ce que les bonnes personnes soient informées des délais au bon moment afin qu’elles soient pleinement conscientes de leurs responsabilités.

G2 a une excellente liste d’options, alors prenez le temps de lire leurs forces et faiblesses relatives et de décider de ce qui fonctionnerait le mieux dans votre opération

N’oubliez pas l’importance de cette étape : l’outil que vous utilisez pour stocker et suivre vos tâches fera toute la différence.

Tirez parti des systèmes de formation Agile en ligne pour une gestion d’équipe efficace

Quelque chose qui provoque souvent un ralentissement dans les équipes Agile est un manque de compétences et de connaissances. Une personne peut se voir assigner une tâche qu’elle ne comprend pas entièrement, mais l’accompli en raison de la pression exercée pour travailler rapidement et de la conscience implicite que son travail est en jeu.

D’autres peuvent savoir comment gérer une tâche mais ont une faible compréhension du système Agile

Heureusement, le monde de la formation en ligne est plus fort que jamais et il est facile de trouver des cours appropriés pour guider les gens à travers tout ce qu’ils doivent savoir.

Si vous avez besoin de quelque chose de plus ciblé, vous pouvez profiter des systèmes de gestion de l’apprentissage et déployer votre propre matériel de formation, ce qui vous aidera si vous avez une grande équipe à gérer.

Tout comme les tactiques Agiles doivent être utilisées correctement, les outils numériques ne sont aussi efficaces que leurs utilisateurs sont capables de les utiliser efficacement.

Il est inutile de simplement distribuer des outils pour voir les gens les utiliser de manière incorrecte. L’investissement dans la formation sera plus que rentable.

Privilégier l’utilisation de chronométreurs fiables pour gestion de projet

Particulièrement maintenant que le travail à distance est si courant, il est nécessaire de suivre de près le temps passé. Lorsque vous atteignez le point de passer en revue les résultats d’un sprint donné, vous aurez besoin de savoir combien de temps chaque tâche a pris pour se terminer afin que vous puissiez tirer des conclusions appropriées.

C’est là qu’interviennent les outils de suivi du temps, c’est pourquoi ils sont devenus si populaires

Peu importe l’outil que vous décidez d’utiliser ou la mise en page utilisée. Vous pouvez préférer quelque chose qui enregistre les tâches en fonction du moment où elles sont terminées (comme Toggle Track) ou vous concentrer exclusivement sur le temps qu’elles prennent à l’aide d’un outil comme HourStack,

La seule chose qui compte vraiment c’est la fiabilité. Quel est le pourcentage de disponibilité ? Les étiquettes sont-elles enregistrées correctement ?

Si vous ne pouvez pas être absolument sûr que les résultats sont exacts et représentatifs, alors il n’y a pas beaucoup de temps de suivi des points.

Lisez les critiques, effectuez des essais, suivez les développements de l’industrie et restez prêt à passer à un nouvel outil si votre outil actuel présente des problèmes.

Mettre en œuvre une solution RH robuste pour gestion de projet

Enfin, il ne faut pas négliger l’élément humain dans tout cela.

Les gens ne sont pas des robots de productivité, et il y a de nombreuses raisons d’être stressé et frustré ces jours-ci. Le résultat est que les problèmes personnels (allant des conflits entre collègues à la dépression pure et simple) peuvent nuire considérablement aux progrès de votre équipe.

Désormais vous ne pouvez évidemment pas résoudre ces problèmes par magie et il n’est pas non plus de votre responsabilité de les empêcher d’interférer avec le travail – mais cela ne signifie pas que vous ne devriez pas faire tout ce que vous pouvez pour aider vos employés.

Au final, votre accompagnement profitera à tout le monde, et il devrait avant tout se prolonger via un portail RH qui permet aux gens de faire part de leurs préoccupations.

Cela fournit également une manière plus délicate de mentionner les bloqueurs. Si l’employé A ne peut pas faire son travail parce que l’employé B se traine les pieds, il peut être réticent a le mentionner par crainte de provoquer un conflit.

S’ils peuvent le faire passer par un système RH, ce sera beaucoup plus facile.

Si vous suivez les conseils que nous avons examiné ici, vous devriez être en mesure d’améliorer considérablement votre capacité à mettre en œuvre la méthodologie Agile, Bonne chance !